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            什麼是辦公自動化及辦公自動化的作用與優勢

            <來源:申博官網sunbet
            2019-03-25 10:52:08 

            辦公自動化(OA:OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術,基於工作流的概念,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作;改變過去複雜、低效的手工辦公方式,實現迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業的管理和決策提供科學的依據.一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準.

                雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office係列的許多應用軟件可以提高辦公效率,但是這僅僅是針對個人辦公而言.辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高,更重要的是可以實現群體協同工作.協同工作意味著要進行信息的交流,工作的協調與合作.由於網絡的存在,這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成,並且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用.這裏所說的群體工作,可以包括在地理上分布很廣,甚至分布在全球上各個地方,以至於工作時間都不一樣的一群工作人員.

                辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密,甚至是定製的.因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯.操作人員隻須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果,從而極大得方便了企業領導的管理和決策.

                辦公自動化還是一個企業與整個世界聯係的渠道,企業的Intranet網絡可以和Internet相聯.一方麵,企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情,與現有或潛在的客戶、合作夥伴聯係;另一方麵,其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息,如企業介紹、生產經營業績、業務範圍、產品/服務等信息.從而起到宣傳介紹的作用.隨著辦公自動化的推廣,越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上,所以這種網上交流的潛力將非常巨大.

            目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類:

            第一類,起步較慢,還停留在使用沒有聯網的計算機,使用MS Office係列、WPS係列應用軟件以提高個人辦公效率.

            第二類,已經建立了自己的Intranet網絡,但沒有好的應用係統支持協同工作,仍然是個人辦公.網絡處在閑置狀態,企業的投資沒有產生應有的效益.
                第三類,已經建立了自己的Intranet網絡,企業內部員工通過電子郵件交流信息,實現了有限的協同工作,但產生的效益不明顯.

            第四類, 已經建立了自己的Intranet網絡;使用經二次開發的通用辦公自動化係統;能較好得支持信息共享和協同工作,與外界聯係的信息渠道暢通;通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務;Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益.現在正著手開發或已經在使用針對業務定製的綜合辦公自動化係統,實現科學的管理和決策,增強企業的競爭能力,使企業不斷發展壯大.

                辦公自動化已經成為企業界的共識.眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設,並占據領先地位,將有助於保持競爭優勢,使企業的發展形成良性循環.
                辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況,主要是企業的經濟實力.按照上述分析,第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入,既要搭建企業Intranet網絡,又要開發辦公自動化係統,需要企業有較強的經濟實力才能完成;而對於第二、第三類企業,由於企業Intranet網絡已經存在,隻是沒有或沒有好的辦公應用係統,所以隻須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化係統,產生較高的投資回報.即便一步到位開發綜合辦公自動化係統其投資也要比網絡投資少得多,而產生的經濟效益更高;對於第四類企業,由於其辦公自動化基礎好,隻須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平.
            那麼,什麼樣的企業適合使用辦公自動化(OA)係統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)係統,但不同企業使用的目的性會有所不同,具體是:

            [1]信息化尚未入門的企業

                由於沒有信息化應用基礎,先上辦公自動化(OA),注OA有著近乎100%的成功率,有利於提高企業各級人員的基本素質與計算機方麵的實際操作能力,有利於今後業務領域企業信息化工作的開展.

            [2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業

                信息化失敗,特別是大型業務管理係統失敗,例如ERP,給企業方麵的信心打擊是十分沉重的,為了重塑信心或者一開始就回避一下風險,選擇辦公自動化不失為一種選擇.

            [3]缺少信息化資金準備的企業

                信息化投入一般比較昂貴,在沒見到實際效果的時候,多數企業會猶豫不決.因此,對於謹慎型的企業或者資金不充裕的企業,先上辦公自動化(OA),有利於企業逐步了解企業信息化及其作用,減少今後信息化工作的盲目性.

            [4]已擁有業務管理係統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業

            辦公自動化(OA)與業務管理係統互為補充,可以豐富並完善企業信息化工作的形式與內容

            另外,OA辦公自動化係統主要優勢還包括一下幾點:

            1、OA辦公自動化係統規範了企業管理,提高了員工的工作效率;
              通過OA辦公自動化係統的工作流係統,各種文件、申請、單據的審批、簽字、蓋章等工作都可在網絡上進行,節省了大量的寶貴時間,同時由於係統設定的工作流程是可以變更的,可以隨時根據企業自身的實際情況來設計出個性化的流程,一些彈性較大的工作也可以井然有序的進行。

            2、OA辦公自動化係統節省了大量的企業運營成本;

               OA辦公自動化係統最主要特色之一就是無紙化辦公,無紙化辦公幫助企業降低了辦公耗材成本;工作審批流程的規範可為員工節省大量工作時間,節省了人力成本;完善的信息交流渠道可以大幅降低電話費及差旅費用。

            3、OA辦公自動化係統消除信息孤島、資源孤島;

               OA辦公自動化係統的協同性可以徹底消除由於企業內部各業務係統相互獨立、數據不一致,信息共享程度不高、管理分散、管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”,達到資源的有效共享。

            4、OA辦公自動化係統實現知識傳播;

               實現企業對其最重要資產―知識的高效管理、積累沉澱、傳播、應用,完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

            5、OA辦公自動化係統打破了時間與空間的束縛;

               全麵支持移動辦公,各級領導和員工能夠跨越時空障礙,使用聯網的平板電腦智能手機,隨時隨地無縫協同、輕鬆辦公。

            6、OA辦公自動化係統提供全程跟蹤和管控;

                全麵記錄業務處理的全過程,誰、何時、做過何種操作,瀏覽和跟蹤業務進展狀態,根據需要進行監督和預警,落實風險管理和內部控製。

            7、OA辦公自動化係統提高企業競爭力、凝聚力;

            員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發揮員工的智慧和積極性提供了舞台,從而有效的增強了企事業的凝聚力與核心競爭力。

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